Sjablonen / Templates bedrijfsbreed uitrollen vanaf SharePoint

Je krijgt een verzoek binnen vanuit Marketing om sjablonen vanaf 1 centrale plek aan te bieden maar uit te rollen aan alle werkplekken met zo min mogelijk tijdsverlies.
Daarbij moeten Updates aan huisstijlen direct zichtbaar zijn bij alle werkplekken. Klinkt als een flinke uitdaging maar, met SharePoint online, M365 Licenties is dit op een relatief eenvoudige, en betrouwbare manier bedrijfsbreed beschikbaar te maken zonder dat je dus elke werkplek handmatig af moet.
Je kunt wanneer je M365 gebruikt, deze via een powershell commando aanbieden waardoor de Office apps (Offline / FAT apps) deze zien onder Sjablonen.

Kort samengevat, om dit te bewerkstelligen;
Maak een aparte Public SharePoint site aan met daarin een aparte bibliotheek Sjablonen, aan het einde van deze beschrijving maken we middels een Powershell commando deze bibliotheek een “AssetType”
We geven de volledige tenant toegang tot deze site behalve externen. Ook dit zal via PowerShell gaan.

De Stappen,
Maak eerst een sharepoint site aan, bijvoorbeeld; Sjablonen.

Vervolgens onder Privacy Settings zetten we de site op Public, selecteer taal en de TimeZone en dan Create Site.

Members mag je overslaan, we gaan namelijk iedereen toegang geven behalve external.
Terwijl de site wordt aangemaakt kun je onder Identity alvast je AzureTenantID opzoeken, deze is dadelijk nodig voor Powershell.

De site is inmiddels aangemaakt, open de site en maak een nieuwe bibliotheek aan genaamd Sjablonen, ga vervolgens naar de aangemaakte bibliotheek en voeg de sjablonen toe.
Als het goed is hebben we nu, een nieuwe site aangemaakt, een bibliotheek aangemaakt in de nieuwe site, en heb je de sjablonen er heen gesleept en heb je het tenantID

Nu gaan we naar Powershell, neem onderstaande over maar vergeet niet aan te passen:
Connect-SPOService -URL https://tenantnaam-admin.sharepoint.com
$AzureADTenantID (wat je uit Identity gekopieerd hebt)
$SharePointSiteURL (de link van de nieuwe aangemaakte site)
$sharepointSiteLibraryUrl (de volledige link naar de bibliotheek)

De commando’s;
#Install Sharepoint powershell moduels
Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell -Scope CurrentUser -Confirm:$false -Force

#Connect SharePoint
Connect-SPOService -Url “https://jouwtenantnaam-admin.sharepoint.com”

#Some variables
$AzureAdTenantId = ‘jouwtentantID-984907f8113c’;
$SharePointSiteUrl = ‘https://jouwtenantnaam.sharepoint.com/sites/Sjablonen’;

#get all groups in sharepooint
$SpoGroupVisitor = Get-SPOSiteGroup -Site $SharePointSiteUrl | Where-Object {$_.LoginName -like “*Visitors*”};

Add-SPOUser -Site $SharePointSiteUrl -LoginName (‘c:0-.f|rolemanager|spo-grid-all-users/{0}’ -f $AzureAdTenantId) -Group $SpoGroupVisitor.LoginName;

$SharePointSiteLibraryUrl = ‘https://jouwtenantnaam.sharepoint.com/sites/Sjablonen/Sjablonen’
Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl $SharePointSiteLibraryUrl -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary -CdnType Private -Confirm:$false

#Overzicht AssetLibrarys
Get-SPOOrgAssetsLibrary

Sluit Powershell af wanneer alles goed gegaan is.

Eenmaal operationeel dan zien we dit wanneer we Word / Excel / Powerpoint opstarten vanaf de computer en naar New gaan.
Dit kan tot 24 uur duren voor je de nieuwe sjablonen aangeboden ziet worden in oa. Word, Excel, Powerpoint, maar uiteindelijk is onderstaande wat je wil bereiken.